Il tetto si mette alla fine.
Prima si fanno le fondamenta.
Magazzino, tesoreria, persone, mezzi: ogni pezzo che verrà dopo si appoggia sulla stessa base, cioè su come i documenti entrano, dove vanno e come si chiudono. Il primo salto del metodo EasyFlow serve a costruire quella base dentro Odoo, e a definirla prima che qualcuno ci costruisca sopra.
Come si lavora, prima ancora di cominciare
- Perimetro e tempi si scrivono prima di cominciare, e non si scoprono per strada.
- Si parte da quello che hai già, senza ricominciare da capo.
- Il commercialista resta il tuo, e quello che cambia è soltanto quello che gli mandi.
- La fatturazione elettronica parla con lo SDI, in italiano, con i registri che servono qui.
- I dati stanno dentro il tuo Odoo e restano tuoi, senza uscire dall'azienda.
- Il supporto continua anche dopo l'avvio, mese per mese.
I numeri ci sono già tutti. Semplicemente non stanno insieme.
Nessuna delle 3 cose qui sotto è un errore di qualcuno. Sono il modo in cui quasi tutte le piccole imprese italiane sono cresciute: prima il lavoro, poi i numeri.
Il saldo come cruscotto
Si apre l'home banking, si guarda quanto c'è e da lì si decide. Quel numero dice quanto c'è adesso, e tace su quanto è già impegnato e su chi deve ancora pagare.
Le scadenze in una testa sola
Chi paga quando, chi è in ritardo, quale fornitore aspetta: lo sa una persona. Quando quella persona è in ferie o cambia lavoro, l'azienda perde la memoria.
I conti che si rifanno ogni volta
Per rispondere a una domanda semplice si apre un foglio di calcolo e si ricostruisce tutto a mano. Il numero arriva, e il giorno dopo va rifatto.
Cinque reparti che lavorano bene, e il conto che non torna
La cassa al centro del tavolo e i reparti sulle punte: l'immagine viene dal capitolo 7 di «Dalla bottega ai mercati». Quando una punta resta spenta, il primo a farlo notare è chi aspetta i soldi.
Tutto porta alla cassa
Il commerciale porta ordini, gli acquisti trattano i prezzi, la produzione consegna nei tempi, l'amministrazione tiene i conti in ordine. Poi arriva il 10 del mese e sul conto non c'è abbastanza per gli stipendi, e nessuno ha sbagliato il suo mestiere.
Da dove entra ogni documento, dove va, e come si chiude.
Questa fase non installa un programma. Definisce come si lavora: chi registra che cosa, in quale momento, e dove finisce. Sono i 4 flussi che ogni azienda ha già, e che quasi nessuna ha mai scritto.
Documenti di acquisto
Da dove arrivano, chi li controlla, quando diventano un debito con una data.
Fatture di vendita
Come nascono, che cosa portano dietro, e quando diventano un credito con una data.
Rimborsi spese
Chi anticipa, con quale prova, e come rientrano senza restare in un cassetto.
Magazzino e mezzi
Che cosa entra ed esce fisicamente, e in che punto quel movimento tocca i conti.
Tutti e 4 i flussi finiscono lì, e ognuno ci arriva con una data. È il motivo per cui questa fase viene prima: la cassa non si governa se i documenti che la muovono non hanno ancora un posto.
Chi comincia dall'estratto conto si ferma a metà
Partire dal movimento bancario dà un risultato in fretta, ed è per questo che è la strada più battuta. Il conto però arriva sempre dopo: dice che 4.000 € sono usciti, e tace su che cosa fossero.
I documenti si rincorrono
Il fornitore che non ha ancora fatturato, la nota di credito che deve arrivare, il rimborso spese fermo in un cassetto. Sono tutte cose che il conto non vede, e che poi qualcuno deve inseguire una per una.
I numeri smettono di tornare
Quando la stessa cosa è registrata in 2 posti che non si parlano, prima o poi i 2 posti dicono cifre diverse. Da lì in avanti si discute su quale delle 2 è giusta, invece di decidere.
Ogni mattone dopo si inclina
Magazzino, tesoreria, persone e mezzi si appoggiano tutti sulla stessa base. Se la base è storta, ogni pezzo che ci si costruisce sopra eredita lo stesso difetto, e correggerlo dopo costa molto di più.
Le stesse 7 cose, prima e dopo il salto
Non cambia il lavoro che fai. Cambia dove finisce, e quanto tempo passa prima che si possa leggere.
Come funziona oggi
I numeri esistono, e stanno in posti che non si parlano.
Dopo il primo salto
Un posto solo, e una data su ogni riga.
Tre passi, con un inizio e una fine scritti prima
La logica non è quella del progetto senza fine. Si guarda com'è fatta l'amministrazione adesso, si imposta il perimetro, e poi il lavoro si stabilizza con un supporto mensile.
Analisi iniziale
Si guarda il processo amministrativo che c'è, la configurazione di Odoo se c'è già, le criticità contabili e il rapporto con lo studio. Da qui esce il perimetro, scritto.
Impostazione operativa
Si mettono in piedi la struttura, i flussi, i controlli e le configurazioni che servono alla contabilità italiana della tua azienda. Si parte dalle priorità, per non restare fermi.
Supporto mensile
Si affianca chi lavora ogni giorno, si sistemano i casi che si presentano davvero, e il processo si stabilizza invece di dipendere da interventi a chiamata.
Quello che ti resta in mano
Un fornitore che promette tutto è un fornitore che non ha ancora guardato la tua azienda.
- Il presente in ordine: fatture, scadenze e banca dentro Odoo, leggibili senza ricostruirli a mano. La cassa dei prossimi mesi è il gradino dopo, e si chiama Radar.
- Il commercialista resta il tuo, e non gli si toglie il lavoro: cambia quello che gli arriva e quando, e comincia a leggere gli stessi numeri invece di ricostruirli.
- Il primo mese serve ad assestarsi, e l'ordine si vede quando il modo di lavorare ha preso la piega giusta: per questo il supporto continua mese per mese.
- Il perimetro si scrive prima e si rispetta, così il lavoro ha una fine invece di diventare un progetto senza fondo.
- Se la tua contabilità è già dentro Odoo e in ordine, questo salto l'hai già fatto: te lo diciamo, e si passa direttamente al gradino successivo.
Mettere ordine nei numeri non fa guadagnare di più. Fa smettere di decidere al buio, che è la condizione in cui si perde di più.
Il Navigatore fa le fondamenta. Il Radar è il primo mattone.
Il metodo EasyFlow è una scala, e si affronta un gradino per volta. Questo è il primo, ed è quello che rende possibili tutti gli altri: magazzino, persone e mezzi arrivano dopo, e si appoggiano tutti qui.
Navigatore, l'ordine operativo
Le fatture passano da un gestionale, le scadenze sono tracciate, i dati si possono leggere senza rifare i conti a mano.
Radar, il governo della cassa
Le scadenze finiscono su un calendario, e si vede in che giorno la cassa tocca il punto più basso, da domani fino a 13 mesi.
Guarda il Radar FinanziarioDai un posto ai numeri che hai già
Raccontaci com'è fatta oggi la tua amministrazione, e ti diciamo che cosa serve per il primo salto, con un perimetro e dei tempi scritti.